Het organiseren van een zakelijk evenement

Wil je binnenkort een zakelijk evenement organiseren? Of wellicht een netwerkavond voor zakelijke connecties organiseren? Zo een evenement moet wel tot in de puntjes georganiseerd zijn. Dat kan een lastige taak zijn. Maar geen probleem, want in dit blog zetten wij een aantal dingen op een rijtje waar je op moet letten bij het organiseren van een evenement.

Inventariseer het aantal bezoekers

Het is vooraf handig om te weten hoeveel bezoekers op het evenement aanwezig zullen zijn. Het precieze aantal hoef je niet te weten, maar een grove schatting is wel handig. Een tip om tot deze schatting te komen is door het versturen van een online uitnodiging. De ontvangers van deze uitnodiging hebben de optie om de uitnodiging te accepteren. Dit geeft je de aantallen waar je op voort kan borduren.

Vastzetten van een locatie

Als de grootte van de groep bekend is, dan kan je een beslissing maken over de locatie van het evenement. Kan het op het kantoor zelf, of moet je uitwijken naar een externe locatie? Is het in een kleiner gezelschap, dan kan je er bijvoorbeeld kiezen voor een restaurant in Enschede. Bij een groter gezelschap is het wel aan te raden om een bedrijfshal te huren, of uit te wijken naar een andere locatie die geschikt is voor dit soort evenementen.

Inrichten van de locatie

Als de locatie bekend is, kan je deze gaan inrichten. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende statafels, aangezien mensen bij zulke evenementen het liefst in de benen blijven om met veel verschillende personen te spreken. Daarnaast is het een ongeschreven regel dat er een hapje en drankje aanwezig moet zijn. Je kan er voor kiezen om dit door een externe partij te laten doen, of om dit zelf op te pakken. Zo kan je bij een informeel evenement bijvoorbeeld een patatkraam huren en bij een formeel evenement te kiezen voor luxe catering.